Comment fluidifier la gestion d’appels d’offres et accélérer la sélection de candidats dans un contexte où les équipes doivent traiter toujours plus d’informations ? C’est le défi auquel faisait face RTE International, expert reconnu du conseil en systèmes électriques.

Pour optimiser son processus, de la collecte des appels d’offres jusqu’à la rédaction des réponses, RTE International a sollicité ETIC INSA Technologies, afin de concevoir une chaîne complète de workflows automatisés mêlant IA, n8n, data engineering et monitoring intelligent.

Découvrez comment nos intervenants ont mené une mission ambitieuse mêlant scraping avancé, analyse par IA, matching CV-AO, automatisation documentaire et pilotage temps réel.

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Contexte : un processus d’appels d’offres intensif et exigeant

RTE International gère régulièrement un volume conséquent d’appels d’offres issus de plateformes variées.

Or, plusieurs limites freinent l’efficacité du processus :

• collecte manuelle d’AO sur de multiples plateformes,
• difficulté à analyser rapidement la pertinence d’un AO,
• recherche de CV candidats chronophage et variable,
• absence d’outil unifié pour suivre l’état d’avancement,
• rédaction de réponses partiellement manuelles.

L’objectif : industrialiser le flux complet, du repérage de l’AO au suivi final, via une solution :

• centralisée,
• automatisée,
• traçable,
• soutenue par l’intelligence artificielle.

C’est dans ce cadre qu’ETIC INSA Technologies est intervenue pour concevoir trois workflows complets, entièrement construits autour de n8n et d’une base de données normalisée.

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Déroulé de la mission : une transformation en trois grandes phases

La mission s’est articulée autour de trois volets complémentaires, tous orientés performance et automatisation.

Phase 1 — Automatiser la recherche d’AO & la sélection de CV

Cette première phase a permis de refondre en profondeur le traitement initial des appels d’offres.

• Un workflow de collecte d’AO plus puissant
• Ajout de nouvelles sources de scraping.
• Extraction intelligente par IA : résumé, scoring, catégorisation et extraction des données clés.
• Système “go / no-go” renforcé par un avis IA structuré.
• Détection automatique des doublons via un stockage unifié (publication_id).
• Deltasync quotidien optimisé.
• Journalisation complète des erreurs.
• Un workflow avancé de sélection de CV

Les CV (PDF ou .docx) sont analysés grâce à un LLM pour en extraire :

• compétences,
• expériences,
• langues,
• localisation,
• certifications,
• secteurs d’activité.

Ils sont ensuite structurés dans une base permettant un matching multi-critères :

• pertinence sectorielle,
• disponibilité,
• adéquation linguistique,
• géographie,
• durée de mission.

Un score pondéré permet de faire ressortir les meilleurs candidats, tandis qu’une interface de validation humaine facilite l’ajustement.

Résultat : un processus de présélection automatisé, rapide et fiable, avec historique complet des décisions.

Phase 2 — Automatiser l’assistance à la rédaction des réponses

L’objectif n’était pas de rédiger une réponse à 100 %, mais de fournir une assistance intelligente facilitant la rédaction.

Ce que fait le workflow :

• analyser l’AO et extraire contraintes & exigences clés,
• retrouver automatiquement les AO similaires de l’historique,
• proposer des formulations types et des éléments standard,
• générer le squelette du document de réponse,
• automatiser les mails d’accompagnement, pièces jointes et preuves administratives.

Le tout avec traçabilité complète dans Supabase, pour audit du processus et suivi des réponses envoyées.

Résultat : un gain de temps significatif et une homogénéité accrue dans les réponses.

Phase 3 — Intégration, monitoring et tableau de bord

La dernière phase visait à assurer un pilotage complet du système.

Fonctionnalités déployées :

• tableau de bord des AO en cours, des CV matchés et des réponses envoyées,
• alertes en cas d’erreur n8n (scraping, LLM, envoi email),
• notifications en cas d’AO urgent non traité,
• journalisation des actions pour audit,
• interface simple et unifiée pour consultation.

Résultat : une vision 360° du processus, rendant la gestion des AO plus fluide et prédictive.

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Une solution au service de la performance

Grâce à cette mission, RTE International dispose désormais :

• d’un système centralisé et automatisé de gestion des appels d’offres,
• d’un matching CV-AO plus pertinent, plus rapide et plus cohérent,
• d’une assistance IA pour les réponses,
• d’un tableau de bord temps réel pour piloter l’activité,
• d’une traçabilité complète pour audit et amélioration continue.

Ce projet combine automatisation intelligente, IA générative et structuration des données, tout en s’intégrant parfaitement dans les outils et processus existants.

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Retour intervenant

“Travailler sur cette mission pour RTE International a été une expérience extrêmement enrichissante. J’ai eu l’opportunité de concevoir une chaîne complète de workflows : scraping, IA, matching, rédaction assistée et monitoring. L’équilibre entre automatisation et intervention humaine était particulièrement intéressant à modéliser.

Cette étude m’a permis d’approfondir l’usage de n8n, des LLMs et des architectures data orientées workflow. Je suis fier d’avoir contribué à une solution réellement utile, qui simplifie au quotidien le travail des équipes de RTE International.”

— Djalil Chikhi, étudiant en informatique à l’INSA Lyon

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